البحث

معرض صور الهيئة

كيان ساعة

الوقت الان في بغداد

صوت وصورة

استطلاعات الهيئة

ما رأيك بخدمات الهيئة العليا للحج والعمرة؟





الطقس في العراق




الدائرة الادارية والمالية

 

 

تعتبر الادارة في العالم المعاصر احد اهم مرتكزات بناء النظم وواحدة من اهم عناصر تقدم الامم ذلك لان الادارة تمثل في الدول المتقدمة قاعدة اساسية لتوظيف الموارد البشرية ورؤوس الاموال وعوامل الانتاج واستثمارها استثمارا امثل بما يحقق اعلى درجات الكفاءة مع التوظيف ويؤمن النهوض والتطور التكلنوجي للمجتمعات بالشكل الذي يحقق الاهداف الاستراتيجية لكافة النظم السياسية على مختلف مدارسها والذي يحقق بالنتيجة التنمية الاقتصادية والبشرية التي تنهض بالمجتمعات وتؤمن الرفاهية الاجتماعية والاقتصادية المنشودة والهيئة العليا للحج والعمرة واحدة من المؤسسات العراقية التي ينضوي ضمن هيكلها الاداري مديرية عامة تضطلع بمهام ادارة الشؤون الادارية والمالية فيها هي الدائرة الادارية والمالية يرأسها موظف بدرجة مدير عام وتتشكل هذه الدائرة من عدة اقسام هي:

 

 

 

قسم الادارة

تتلخص مهام هذا القسم بادارة شؤون الموظفين بكافة جوانبها الادارية من التعيينات والعقود والسير الوظيفية والعقوبات وكتب الشكر واصدار الاوامر الادارية والعلاوات السنوية ومتابعة البريد الصادر والوارد والحفظ وغيره من المهام، ومن اهم نشاطات هذا القسم:

1- تحديث هيكلية المكاتب

2- اكمال معاملات المفصولين السياسيين

3- تهيئة قوائم المشمولين بالذهاب الى الحج

4- تامين مشتريات واحتياجات دوائر الهيئة ومتتطلباتها وذلك عن طريق تشكيل لجان خاصة بذلك.

5- طبع الفور مات والوصولات الرسمية الخاصة بكتب الهيئة

6- نصب منظومة البطاقة الذكية الخاصة بالموظفين

7- حفظ الأوليات في الحاسبة (نظام الأرشفة)

8- استلام البريد من كافة الدوائر وتوزيعه على الوزارات ( البريد الخارجي ) عن طريق سجل الذمة وحفظ أرشفة الكتب الصادرة من الهيئة والكتب الواردة اليها.

9- استلام الكتب من الدوائر واصدارها وتفريقها الى الدوائر (البريد الالكتروني ) عن طريق سجل الذمة

10- تهيئة وإعداد اللجان الخاصة بموسم الحج 1431 هـ.

11- القيام بإعداد جدول بأسماء موظفي الهيئة ومكاتبها للحصول على سكن في  المجمعات السكنية 

12- استلام البريد الوارد من مكاتب المحافظات وأرشفة الكتب الصادرة من الهيئة الى مكاتب المحافظات .

13- التعامل من شركات العمرة ادارياً

14- إدارة المخازن الخاصة بالهيئة وتسليم القرطاسية والمواد المكتبية والكهربائية بسندات إدخال وإخراج للدوائر بالتنسيق مع لجنة المشتريات واستلام المواد المستهلكة من الدوائر وإتلافها بالتنسيق مع لجنة بيع المستهلكات

15- طبع الكتب الرسمية الخاصة بالهيئة.

 

 

 

 

قسم إدارة القوافل

يعتبر المتعهد عنصرا اساسيا من عناصر الادراة الناجحة لاي موسم من مواسم الحج ذلك لان المتعهد (مدير القافلة) هو الذي يتكفل بادارة شؤون الحجاج ومساعدته على اداء مناسكه بيسر وسهولة، وهو الذي يرافق قوافل الحجاج من لحظة انطلاقها من ارض الوطن حتى لحظة تشرفه بزيارة قبر الرسول الاعظم (ص) وادائه لمناسك الحج في مكة المكرمة كما ان المتعهد له دور مهم في توفير الاجواء المناسبة للحاج من سكن واطعام وخدمات طبية وغيرها من الخدمات وذلك من خلال التنسيق مع بعثة الحج العراقية.

وبالنظر لهذه الاهمية البالغة والدور المهم الذي يضطلع به المتعهد فقد اولت الهيئة العليا للحج والعمرة اهمية كبيرة لهذا الدور واستحدثت قسما خاصا بادارة شؤون المتعهدين هو قسم (ادارة القوافل) يرتبط بالدائرة الادارية والمالية ويضم نخبة جيدة من الموظفين ويرأسه موظف بدرجة معاون مدير عام، ومن اهم نشاطات هذا القسم:

1- تشكيل لجنة خاصة بتقييم اداء المتعهدين بعد الرجوع من الديار المقدسة.

2- وضع ضوابط وآليات لاختيار المتعهدين والمساعدين مع الاخذ بنظر الاعتبار المقترحات والافكار التي تقترحها مكاتب الهيئة في المحافظات كافة والمصادقة عليها من قبل رئيس الهيئة.

3- اعداد استمارة التقديم للمتعهدين والمساعدين بالتعاون مع دائرة الاعلام والعلاقات تتضمن الشروط والضوابط التي يجب ان تتوفر بالتقدم للعمل بصيغة متعهد ومساعد متعهد لموسم عام 1431هـ.

4- تشكيل اللجان الخاصة بمقابلة المتعهدين والمساعدين وحسب المحافظات تضم في عضويتها ممثلا عن رئيس الهيئة ودائرة المفتش العام ودائرة الارشاد والدائرة الامنية وادارة القوافل ومدير مكتب كل محافظة، يتم اجراء المقابلات فيها ومن هذه اللجان:

أ‌. لجنة محافظات (واسط، ميسان، ذي قار، البصرة، المثنى، النجف، الديوانية، بابل، كربلاء)

ب‌. لجنة بغداد الاول (بلد، دجيل)

ج. لجنة بغداد الثاني

د. لجنة (كركوك، نينوى، تلعفر، طوز)

هـ. لجنة (الانبار، صلاح الدين، الفلوجة، عنه)

و. لجنة (ديالى)

 

 

 

 

قسم الأمور الأمنية

وهو احد الاقسام المهمة والفاعلة ويرتبط بالدائرة الادارية والمالية ويضطلع بمهمة حماية امن الدائرة وامن موظفيها لا سيما وان العراق يعاني من الارهاب الذي يستهدف المؤسسات الحكومية والموظفين العاملين فيها والشعب العراقي بشكل عام، ومن اهم الامور الموكلة الى هذا القسم هي:

1- تصميم واصدار الهويات الخاصة بموظفي الهيئة.

2- تحويل عقود الحراسات من ملاك الهيئة الى ملاك وزارة الداخلية

3- إنهاء عقود بعض الحراس والتعاقد مع غيرهم

 4- اجر المخاطبات مع وزارة الدفاع لتجهيز الهيئة بجهاز لكشف المتفجرات ( السونار)

5- جرد واستلام سلاح مقر الهيئة من قبل وزارة الداخلية ويكون السلاح تحت اشراف وزارتي الدفاع والداخلية

6- متابعة وتطوير الخطط الأمنية الخاصة بحراسات الهيئة وحسب مستجدات الوضع الأمني وبالتعاون مع آمر قوة الحماية .

 

 

 

 

قسم الجوازات

كان للتنسيق الجيد والتعاون المثمر بين الدائرة الادارية والمالية في الهيئة العليا للحج والعمرة ومديرية الجوازات العامة الاثر الكبير في تسهيل عملية اصدار الجوازات للحجاج العراقيين والقضاء على الروتين من خلال اعتماد اليات جديدة وتشكيل لجان مشتركة تعمل في موسم الحج في مقر الهيئة لتسهيل امور مراجعة الحجاج وتخفيف العناء والتعب عنهم الذي كانوا يعانون منه سابقا، ومن اهم نشاطات هذا القسم هي:

1- الاتفاق مع ممثلي مكاتب المحافظات بتبليغ الحجاج الفائزين بقرعة حج عام 1431 هـ  بمراجعة المكاتب وتسليمها الى المكاتب وإكمال المعاملات الخاصة بإصدار الجوازات لهم وتسليمها الى مكاتب وإرسالها الى مديرية الجوازات

2- إرسال قوائم الحجاج الفائزين لموسم عام 1431 هـ من قبل القسم والمصادق عليها من قبل دائرة التخطيط والمتابعة والدائرة الإدارية والمالية

3- تبليغ كافة مكاتب المحافظات بنواقص معاملات الحجاج بالتنسيق مع قسم ادارة مكاتب المحافظات

4- متابعة كافة الجوازات المفقودة أثناء عملية تأشير سمة الدخول من سفارة السعودية في دولة الكويت عن طرق مخولي الهيئة.

5- إرسال منسقين من قسم الجوازات الى المديرية العامة للجوازات لمتابعة إصدار جوازات الحجاج والجوازات المفقودة .

6- تشكيل لجنة خاصة مشتركة من موظفي الهيئة وضباط مديرية الجوازات العامة تختص باصدار جوازات الحجاج في مقر الهيئة.

7- إرسال قوائم البعثة الطبية وإصدار جوازات لهم

8- إرسال قوائم حجاج مؤسستي الشهداء والسجناء السياسيين وإصدار جوازات لهم

9- إرسال قوائم حجاج اقليم كردستان وإصدار جوازات لهم عن طريق / شعبة إقليم كردستان في المديرية . 

 

 

 

 

قسم  إدارة الموارد البشرية

يعتبر قسم ادارة الموارد البشرية من الاقسام المهمة التي استحدثت استنادا لتوجيهات الامانة العامة لمجلس الوزراء، ومن اهم الاعمال المناطة بهذا القسم:

1- فتح أضابير لكل موظف على الملاك الدائم وتنظيم الاوامر والكتب كلا حسب الأسبقية وفهرستها وبلغ عدد الأضابير المفهرسة ما يقارب ( 948) اضبارة

2- فتح اضبارة لكل موظف عين بعقد مؤقت

3- تخصيص موظف حاسبة لتنظيم برامج الأفراد معتمدا بطاقة لكل موظف مدرجة فيها أسمائهم وعناوينهم الوظيفية ورواتبهم الاسمية ومستمسكات وأجازاتهم الاعتيادية والمرضية والخ

4- تفعيل استمارة واقع الحال لكل موظف

5- الاهتمام بوثائق تخرج الموظفين وتخصيص موظف لادخال المعلومات الموجودة في الاضبارة ضمن برنامج خاص معد لهذا الغرض في الحاسبة الالكترونية.

6- تنظيم البريد الداخل الى القسم وحفظه في اضبارة خاصة مثلا  اعمام - الدورات التدريبية - ايفادات - الأجازات الدراسية - النظام الداخلي - الخ

7- تحديث فهرسة الاضابير مضافا إليها رمز لكل موظف لكي تسهل عملية سحب الاضبارة وارجاعها عند الحاجة.

8- الاهتمام بالحفظ بالطرق الحديثة وذلك للمحاظة على الكتب الرسمية والوثائق المهمة لاطول فترة ممكنة.

9- تخصيص موظف مسؤول عن الأجازات الاعتيادية والمرضية والزمنية والرسمية وأجازات الوضع والولادة والأمومة  وتنظيمها كلا حسب العائدية ويتم تأشيرها في سجلات خاصة

 10- الاهتمام بمعاملات التقاعد للمتوفين والمحالين على التقاعد لبلوغهم السن القانوني حسب قانون الخدمة المدنية وتنظيم دفتر الخدمة لهم ومخاطبة هيأة التقاعد الوطنية وتكليف مخولين من الهيئة لمتابعة وانجاز المعاملات الخاصة بهم.

11-اكمال إجراءات التعيين الدائم والتعيينات بعقود ونقل الخدمات وتهيئة المستمسكات الثبوتية الخاصة بالموظفين المراد تعيينهم في الهيئة.

 

 

 

 

قسم الحسابات

يعد قسم الحسابات من الاقسام الاساسية والمهمة في الدائرة الادارية والمالية، وتأتي هذه الاهمية لكونه القسم الذي يتولى مهمة ادارة اموال الهيئة من ايرادات ومصروفات وتغطية النفقات التشغيلية التي تحتاجها دوائر الهيئة وتنظيم الحسابات السنوية الخاصة بميزانيتها، ومن اهم الواجبات المناطة بهذا القسم:

1- صرف مستحقات شركات النقل .

2- صرف مستحقات المتعهدين .

3- صرف رواتب موظفي الهيئة ومخصصات الموفدين فيها

  4- تصفية سلف دوائر  الهيئة ومكاتبها.

5- استلام مبالغ المتعهدين عن طريق شعبة العمرة

6- صرف مستحقات دوائر الدولة ( التقاعد ، السلف الممنوحة للموظفين)

7- استلام مبالغ بيع تندرات شركات النقل الخاصة بالحجاج

8- تحويل المبالغ الى المملكة العربية السعودية الاستئجار سكن الحجاج لموسم الحج / 1431 هـ.

9- القيام بالتحويل الخارجي للمبالغ التي تحتاجها الهيئة لتغطية تكاليف ايجار مقرات سكن الحجاج وغيرها من النفقات الى المملكة العربية السعودية

10- تسوية الحسابات الخاصة بالطيران مع شركة الخطوط  الجوية العراقية

11- إعداد الموازين الشهرية

12- إعداد سجلات فرعية بالمصاريف والإيرادات والسلف



دخول الأعضاء

اشترك معنا

عنوانك الألكتروني

اشترك

شروط الإشتراك

احصائيات

آخر تحديث و أوقات أخرى


حقوق النشر محفوظة Copyright © 2011, www.hajj.gov.iq, All rights reserved